Offeryn rheoli prosiect

“Mae prosiect yn ddarn o waith wedi’i gynllunio neu weithgaredd sy’n cael ei orffen dros gyfnod o amser ac sydd â’r nod o gyflawni pwrpas penodol”.

Beth yw prosiect?

Yn syml, mae pob prosiect yn ymwneud â newid. P’un a yw’r newid yn ymwneud â materion gweithredol fel systemau newydd neu symud ymlaen gyda chyfeiriad strategol newydd. Er mwyn gwneud i unrhyw un o’r newidiadau hyn ddigwydd, yna yn aml mae angen prosiect i sicrhau bod nodau’n glir, bod pawb sy’n cymryd rhan yn deall eu rôl a bod nodau’r newid yn cael eu cyflawni yn y pen draw.

Rydym yn aml yn meddwl am brosiectau fel rhai mawr, ond gallant hefyd fod yn eithaf bach a chynnil, a gallant fod naill ai’n ffurfiol neu’n anffurfiol, ond beth bynnag yw maint neu natur y prosiect, bydd deall ei fod yn brosiect yn eich helpu i reoli a llywio eich ffordd drwyddo.

Yr hyn sy’n bwysig ei ddeall yw bod prosiectau’n dod y tu allan i gylch gwaith proses arferol o ddydd i ddydd sefydliad. Bydd yn unigryw o ran ei bwrpas, ei amcanion neu ei faint, bydd ganddo ddiffiniad o’r hyn ydyw, beth mae’n ceisio ei gyflawni a phryd y dylai ddod i ben.

Oherwydd eu bod y tu allan i’r gwaith bob dydd, mae prosiectau’n “un-tro” ac yn unigryw. Bydd y rhan fwyaf o bobl yn gallu adnabod prosiect y mae eu sefydliad wedi mynd drwyddo, fel symud swyddfa yn gyfan gwbl i adeilad newydd neu gyflwyno system TG newydd. Unwaith y bydd hyn wedi’i gyflawni (mae’r swyddfa wedi symud, neu mae’r system TG yn cael ei defnyddio) yna mae’n dod yn rhan o’r prosesau o ddydd i ddydd. Felly, mae prosiect yn rhywbeth dros dro; mae ganddo ddechrau a diwedd diffiniedig mewn amser.

Beth yw rheoli prosiect?

Mae rheoli prosiect yn cynnwys gwneud grŵp o weithgareddau gyda’r bwriad o gyflawni nodau penodol.

1. Y cynllun – yn syml, mae rheoli prosiect yn ffordd o wneud yn siŵr bod tasgau’n cael eu cwblhau fel y cynlluniwyd i gyflawni’r nod terfynol
2. Y dasg – Mae pob tasg yn debygol o gael ei chwblhau ar wahanol adegau, gan wahanol bobl
3. Y tîm – y grŵp o bobl, pob un â’i arbenigedd ei hun sy’n gorfod gwneud y dasg. P’un a yw’n dîm o ddau neu ugain, mae’r ffordd maen nhw’n cael eu rheoli yn gyffredinol yr un peth.

Cofiwch nad oes un ateb sy’n addas i bob sefyllfa. Ni waeth pa mor hir rydych chi’n ei dreulio yn perffeithio proses, efallai na fydd yn addas ar gyfer y prosiect nesaf. Y peth pwysig yw sefydlu methodoleg y gellir ei haddasu i unrhyw brosiect.

Mae pob prosiect yn dilyn cyfres o gamau – mae rhannu prosiect yn gamau llai yn helpu i sicrhau nad oes unrhyw beth yn cael ei golli neu ei adael allan.

Mae llawer o wahanol dechnegau rheoli prosiect ar gael, fodd bynnag, maent yn dueddol o fod yn un o ddau brif fath, sef traddodiadol ac anhraddodiadol. Y gwir yw bod angen i chi nodi’r hyn sy’n gweithio orau i chi a’ch tîm a’r prosiect rydych chi’n gweithio arno. Nid oes dull cywir neu anghywir. Mae i fyny i chi.

Pam ddylech chi ddefnyddio rheoli prosiect?

1. Cynllunio prosiectau realistig: Ni ellir gorbwysleisio pwysigrwydd cynllunio prosiectau. Yn rhy aml, mae sefydliadau’n goramcangyfrif pa mor gyflym y gallant gyflawni ffyrdd newydd o weithio neu ddarparu gwasanaeth newydd neu maen nhw’n tanamcangyfrif y costau, neu’r ddau – sy’n rheswm tebygol dros fethiant.
2. Ffocws ac amcanion clir: Mae diffyg nodau clir yn rheswm cyffredin dros fethiant prosiect. Mae rheolwyr prosiect yn helpu sefydliadau i nodi eu blaenoriaethau a diffinio amcanion eu prosiect.

Pan fydd rheoli prosiect yn cael ei adael i’r tîm ei wneud, gall y cwmpas a’r amcanion gael eu drysu yn hawdd. Gall ffocws aneglur arwain at gwmpas sy’n cynyddu’n raddol, methu terfynau amser, a gorwario.

Hefyd, heb reolwr prosiect i oruchwylio cynlluniau prosiect a thasgau unigol, efallai na fydd llawer o dimau yn sylwi ar ffactorau risg posibl wrth iddynt godi. Os nad ydyn nhw’n mynd i’r afael â risgiau prosiect sy’n datblygu, gallai’r tîm flaenoriaethu’r tasgau anghywir.

Mae rheolwr prosiect da yn cadw llygad ar yr holl ffactorau hyn fel bod modd i’r tîm ganolbwyntio ar y tasgau iawn ar yr adeg iawn ac addasu yn ôl yr angen.

3. Cyd-fynd strategol: Un o’r rhesymau pwysicaf dros ddefnyddio rheoli prosiect yw sicrhau bod y prosiect yn cyd-fynd â chynlluniau strategol y sefydliad gan gynnwys y cynllun tymor canolig integredig (IMTP).

Oherwydd bod rheolwyr prosiect yn goruchwylio cynllunio a gweithredu prosiect, maent yn helpu i sicrhau bod nodau cyffredinol y prosiect a’i dasgau a’i gerrig milltir dilynol i gyd yn cyd-fynd â’r IMTP.

4. Proses a reolir: Mae rheoli prosiect yn broses ragweithiol sy’n ceisio helpu’r bobl iawn i wneud y tasgau iawn ar yr adeg iawn. Heb ddull rheoli prosiect penodol, mae llawer o dimau yn tueddu i weithio’n adweithiol – delio â materion wrth iddynt godi yn hytrach na chynllunio’n rhagweithiol ar gyfer risgiau hysbys a gosod nodau a pharamedrau prosiect o’r dechrau.

Mae rheolwyr prosiect yn helpu timau i rannu prosiect yn ddarnau y mae modd eu rheoli’n well. Trwy rannu’r prosiect yn broses glir o dasgau, cerrig milltir a therfynau amser, gall rheolwyr prosiect gyfarwyddo eu timau yn fwy effeithlon ac ymateb i faterion gyda mwy o ystwythder.

5. Rheoli ansawdd: Mae rheoli ansawdd yn elfen hanfodol o reoli prosiect. Gallai eich prosiect fodloni’r holl baramedrau ar gyfer amser a chyllideb, ond os nad yw’r safonau ansawdd sy’n cael eu diffinio wrth gwmpasu’r prosiect yn cael eu bodloni, bydd y prosiect yn cael ei ystyried yn fethiant.

Yn anffodus, mae hwn yn fagl rhy hawdd i ddisgyn iddi. Mae timau o dan lawer o bwysau i orffen prosiect ar amser ac o fewn y gyllideb. A gall hyn arwain at ruthro gwaith a chyflawni tasgau’n wael er mwyn cwblhau’r prosiect.

Dyma le mae’r rheolwr prosiect yn bwysig. Maent nid yn unig yn rheoli terfynau amser ac amcanion, ond maent hefyd yn cadw monitro tasgau wrth i waith arnynt ddechrau. Mae rheolwyr prosiect yn helpu i amlinellu’r pethau y mae angen eu cyflawni a diffinio eu safonau ansawdd fel bod pawb yn gwybod yn union beth maen nhw’n anelu ato.

6. Llai o gostau: Mae rheoli prosiect yn lleihau costau prosiect trwy wella effeithlonrwydd, lliniaru risgiau, ac optimeiddio adnoddau.

Egwyddorion prosiect pan fyddwch chi’n dechrau

Mae egwyddorion prosiect sylfaenol i’w hystyried pan fyddwch chi’n dechrau prosiect am y tro cyntaf. Gweithiwch eich ffordd trwy’r cwestiynau hyn bob tro rydych chi’n meddwl am ddechrau prosiect:

• Beth ydych chi eisiau ei gyflawni?
• Pa ffactorau mewnol ac allanol ddylech chi eu hystyried?
• Gyda phwy ddylech chi ymgysylltu?
• Pa amserlenni fyddwch chi’n gweithio iddynt?
• Beth fydd manteision y prosiect?

Cylchred oes prosiect
Beth bynnag yw’r math o brosiect rydych chi’n ei gynllunio, mae pob prosiect yn mynd trwy’r un camau. Er y bydd pob prosiect yn gofyn am ei set ei hun o brosesau a thasgau unigryw, maent i gyd yn dilyn fframwaith tebyg. Mae yna bob amser ddechrau, canol, a diwedd. Yr enw am hyn yw cylchred oes prosiect.

Mae cylchred oes prosiect yn fframwaith pum cam sydd wedi’i gynllunio i helpu rheolwyr prosiectau i lywio eu prosiectau yn llwyddiannus o’r dechrau i’r diwedd. Pwrpas cylchred oes prosiect yw creu fframwaith hawdd ei ddilyn i lywio prosiectau.

Y pum cam yw:

1. Llunio / cychwyn
2. Cynllunio
3. Gweithredu
4. Monitro a rheoli archwilio
5. Terfynu / gwerthuso

Darllenwch fwy am fethodolegau rheoli prosiectau cyffredin.

Cam cyntaf prosiect fydd nodi beth yw’r prosiect, y syniadau a’r cyd-destun i esbonio’r nodau a’r amcanion i’w cyrraedd.

O ble mae’r syniad yn dod?

Gall prosiectau gael eu hysgogi o unrhyw le o fewn y sefydliad, ond fel arfer, mae prosiect naill ai’n deillio o gynlluniau strategol lefel uchaf gan Lywodraeth Cymru, neu pan fydd y timau ar lawr gwlad sy’n darparu gwasanaethau yn nodi angen am newid.

Mae pobl sy’n cynnal gweithgareddau busnes o ddydd i ddydd yn aml yn cynnig syniadau ar gyfer prosiectau sy’n hyrwyddo newid ymarferol – maen nhw’n gweld lle i wella.

Os yw’r awgrym ar gyfer prosiect yn dod gan y rhai sy’n darparu gwasanaethau, yna mae cynnig fel arfer yn cael ei wneud i’r rheolwyr. Bydd hyn yn cynnwys esbonio manteision prosiect er mwyn ennill cefnogaeth.

Defnyddir cynnig ffurfiol pan fo angen ‘achos busnes’ – i amlinellu’r angen am y prosiect o ran y manteision i’r sefydliad a hefyd i dynnu sylw at unrhyw ganlyniadau o beidio ag ymgymryd â’r prosiect.

Mae’n bwysig bod y bobl iawn yn rhan o’r cam diffinio prosiect. Os nad yw hyn yn digwydd yna gellir gwneud camgymeriadau ynghylch a yw prosiect yn wirioneddol angenrheidiol (neu’n ddymunol) a beth ddylai’r amcanion fod. Mae dau brif grŵp a ddylai fod yn rhan o ddiffinio prosiect: y cwsmer a noddwr y prosiect.

Y Cwsmer

Y cwsmer ar gyfer prosiect yw’r unigolyn neu’r grŵp a fydd yn elwa o’r newid. Gwaith noddwr prosiect yw sicrhau bod disgwyliadau ac anghenion cwsmeriaid yn cael eu deall a sicrhau bod disgwyliadau cwsmeriaid yn cyd-fynd pan fyddant yn groes i’w gilydd.

Noddwr y prosiect

Mae’r noddwr yn cymryd perchnogaeth o’r prosiect ar ran sefydliad ac mae’n atebol am lwyddiant neu fethiant prosiect. Maent fel arfer yn uwch reolwr ac mae’n bosibl y byddant wedi awgrymu’r prosiect eu hunain neu wedi cefnogi a hyrwyddo syniad gan eu tîm. Mae’r noddwr yn nodi’r angen am y prosiect a’r hyn y dylai ei gyflawni.

Mae dau grŵp arall o bobl y gallai fod angen iddynt gymryd rhan hefyd.

Rhanddeiliaid

Rhanddeiliad yw unrhyw un sydd â diddordeb yn llwyddiant y prosiect, er enghraifft aelodau o dîm rheoli a gymeradwyodd gyllideb y prosiect. Mae’n bwysig bod y noddwr yn deall anghenion a dymuniadau rhanddeiliaid y prosiect yn llawn i gadw pawb yn hapus a gwneud yn siŵr bod canlyniad y prosiect yn bodloni’r disgwyliadau.

Bydd ymgysylltu’n rhagweithiol ag amrywiaeth eang o bobl megis clinigwyr, staff gweinyddol, cleifion a grwpiau defnyddwyr yn eich helpu i gyflawni eich prosiect newid. Mae dadansoddiad rhanddeiliaid yn eich galluogi i nodi pawb sydd angen cymryd rhan ac asesu faint o amser ac adnoddau i’w rhoi i gynnal eu cyfranogiad a’u hymrwymiad.

Gall cynnal dadansoddiad rhanddeiliaid fel cam cynnar yn eich prosiect newid eich helpu i osgoi gwrthdaro ac oedi a achosir gan fethu’n ddiofal â chynnwys pobl allweddol.  Bydd angen i chi hefyd ddiweddaru eich rhanddeiliaid trwy gydol y prosiect.

Grŵp llywio prosiect

Gyda phrosiectau mwy o faint sy’n effeithio ar sawl adran sefydliadol, mae’n arfer da cael grŵp llywio prosiect. Mae’r grŵp llywio yn cynnwys y rheolwyr a’r partneriaid sy’n gyfrifol am y meysydd o’r busnes yr effeithir arnynt a dylai gyfarfod yn rheolaidd i drafod pob agwedd ar brosiectau presennol a phosibl.

Deall pwy yw’r cwsmeriaid a’u hanghenion yw’r cam cyntaf tuag at sicrhau bod prosiectau wir yn cyflawni’r hyn sydd ei angen. Dyma’r sylfaen ar gyfer gweddill proses y prosiect. Dylai rheolwr prosiect weithio’n agos gyda noddwr y prosiect i wneud yn siŵr eu bod yn deall eu cwsmeriaid yn llawn.

Cyn i brosiect gael ei gynnig mae angen i’r noddwr ddeall:

• Beth mae’r cwsmeriaid yn ei wneud a sut maen nhw’n gweithredu
• Eu nodau a sut maen nhw’n gweithio
• Yr amgylchedd y maent yn gweithredu ynddo

Cyflawnir hyn fel arfer trwy ofyn rhai cwestiynau, a fydd yn dibynnu ar natur a chwmpas y prosiect. Fodd bynnag, bydd y cwestiynau fel arfer yn perthyn i’r ddau grŵp canlynol:

• Sefyllfa bresennol y cwsmer
• Anghenion a gofynion y cwsmer

Os nodir yr angen am brosiect (neu os derbynnir cynnig am brosiect mewn sefyllfaoedd mwy ffurfiol), briff prosiect yw’r cam nesaf.

Briff y prosiect

Mae briff prosiect yn cyfleu’r rheswm dros brosiect a’r dull a’r prosesau a fydd yn cael eu defnyddio i’w reoli. Nid yw mor fanwl â chynllun prosiect ond mae’r un mor bwysig.

Mae angen cyflwyniad byr a chryno ar randdeiliaid a thîm y prosiect i esbonio’r prosiect. Mae briff y prosiect yn ffordd o gyflwyno’r wybodaeth hon mewn crynodeb a fydd yn amlinellu amcanion y prosiect, ei gwmpas, y prif gyflawniadau, cerrig milltir a’r llinell amser.

Mae briff neu fanyleb brosiect yn ddogfen sy’n diffinio’r prosiect. Bydd graddfa prosiect yn gwneud gwahaniaeth o ran faint o wybodaeth sydd ei hangen. Mae briff y prosiect yn cynnwys nifer o elfennau hanfodol.

Ei bwrpas yw sicrhau sêl bendith swyddogol ar gyfer y cwmpas a sefydlu prosiect. Mae hyn fel arfer yn cael ei roi at ei gilydd gan y rheolwr prosiect.

Fel arall, gallwch wneud cynllun-ar-dudalen – sef hynny’n union – trosolwg un dudalen o’ch cynllun, blaenoriaethau, a chyfeiriad.

Rôl y rheolwr prosiect

Bydd y rheolwr prosiect yn rheoli agweddau gweithredol o ddydd i ddydd ar y prosiect. Yn ddelfrydol, dylent gymryd rhan yn y prosiect o’r cam diffinio. Mae hyn yn arbennig o bwysig gyda phrosiectau llai o faint, llai ffurfiol.

Mae’r meysydd cyfrifoldeb yn cynnwys:

• Cynllunio manwl o’r prosiect
• Cyflawni’r prosiect
• Sefydlu systemau o reolaeth a rheoli’r prosiect
• Nodi a rheoli’r bobl sy’n rhan o’r prosiect (y rhanddeiliaid)
• Dewis tîm y prosiect
• Arwain tîm y prosiect
• Datrys materion, problemau a phryderon mewn perthynas â’r prosiect
• Sicrhau a defnyddio adnoddau.

Tîm y prosiect

Tîm y prosiect yw’r set graidd o bobl sydd, o dan arweiniad y rheolwr prosiect, yn gwneud i’r prosiect ddigwydd. Dylai aelodau’r tîm gymryd cyfrifoldeb am ymgymryd â gwahanol weithgareddau’r prosiect.

Cyfyngiadau prosiect

Mae gan bob prosiect gyfyngiadau – ffactorau sy’n cyfyngu ar weithgareddau’r prosiect mewn rhyw ffordd. Mae’r rhain yn gyffredinol yn perthyn i dri maes: amser, ansawdd a chost. Mae’r tri chyfyngiad hyn yn diffinio cwmpas prosiect ac maent yn gysylltiedig. Felly pan fydd cyfaddawdu mewn un maes, bydd hyn yn effeithio ar un neu’r ddau o’r lleill. Yn gyffredinol, bydd un neu fwy o gyfyngiadau’r prosiect na fydd yn agored i drafodaeth, er enghraifft efallai y bydd angen bodloni terfyn amser. Felly, os newidir cyfyngiad, er mwyn i gwmpas y prosiect aros yr un fath, rhaid cyfaddawdu mewn un neu’r ddau o’r meysydd eraill.

Os bydd un ffactor yn cael ei newid, ac nad oes modd ei liniaru trwy addasu un neu’r ddau o’r lleill, yna bydd cwmpas y prosiect yn cael ei effeithio; Yn yr un modd, os bydd cwmpas y prosiect yn newid, yna bydd y cyfyngiadau yn cael eu heffeithio.

Bwrwch olwg ar y templed achos busnes.

Darllenwch fwy am yr achos busnes.

Cyngor ar gynnwys briff y prosiect.

Bwrwch olwg ar y templed cynllun ar dudalen.

Bwrwch olwg ar y templed dadansoddi rhanddeiliaid a rhestr wirio.

Bydd yr holl waith rydych chi wedi’i wneud wrth ysgrifennu briff y prosiect a’r achos busnes yn darparu sylfaen ardderchog ar gyfer camau nesaf cynlluniau prosiect manylach

Y Cynllun prosiect

Pan fydd briff y prosiect yn cael ei gytuno, mae’n amser dechrau cynllunio’n fwy trylwyr. Wrth i chi ychwanegu mwy o fanylion at friff y prosiect, mae cynllun prosiect yn dod i’r amlwg.

Er mwyn symud ymlaen, mae’r rhan fwyaf o brosiectau yn dilyn proses debyg i’r un a amlinellir isod:

1. Ymhelaethu ar friff y prosiect – ychwanegu mwy o fanylion at bob adran, cadarnhau amcangyfrifon, disgrifio risg, prosesau rheoli newid a rheoli ansawdd yn fanwl ac ati
2. Cynhyrchu drafft cyntaf dogfen y cynllun prosiect
3. Ychwanegu risgiau, materion a manylion rheoli newid
4. Sicrhau bod y cynllun yn cael ei gymeradwyo gan noddwr y prosiect ac unrhyw grŵp llywio’r prosiect
5. Dosbarthu’r ddogfen i randdeiliaid allweddol a lle bo’n briodol sicrhau eu bod nhw hefyd yn ei chymeradwyo

Daw dogfen y cynllun prosiect yn ddogfen i gyfeirio ati wrth fwrw ymlaen â’r prosiect a chyfrifoldeb y rheolwr prosiect fydd ei diweddaru.

Mae cynllunio prosiect manwl yn cynnwys amserlennu’r gweithgareddau a’r tasgau sy’n rhan o’r prosiect. Gellir gwneud hyn mewn nifer o wahanol ffyrdd yn dibynnu ar yr offer a’r technegau rydych chi’n eu defnyddio, ond fel arfer mae’n cael ei rannu’n ddau gam allweddol:

Cynllun cerrig milltir: Mae carreg filltir yn farc mewn prosiect sy’n dynodi newid neu gam mewn datblygiad. Maent yn dangos digwyddiadau allweddol ac yn mapio cynnydd yn eich cynllun prosiect. Mae cerrig milltir yn gweithredu fel arwyddbyst trwy gydol eich prosiect, gan helpu i sicrhau eich bod yn aros ar y trywydd iawn. Heb olrhain cerrig milltir prosiect, rydych chi’n monitro tasgau yn unig ac nid o reidrwydd yn dilyn y llwybr cywir yn eich prosiect.

Cynllun manwl: Dylai eich cynllun prosiect manwl edrych ar y gweithgareddau penodol y mae angen iddynt ddigwydd i gyrraedd pob carreg filltir. Dylai hyn eich galluogi i gynhyrchu cynllun cam wrth gam sy’n nodi adnoddau, cost a hyd tasgau, dyrannu tasgau i aelodau’r tîm a’ch galluogi i fonitro cynnydd y prosiect.

Gall cynllun prosiect da olrhain eich cerrig milltir a’r gweithgareddau a’r tasgau allweddol.  Bydd yn rhoi strwythur i’ch prosiect a chyfeiriad i’ch tîm. Mae’n darparu meincnod ar gyfer perfformiad a bydd yn helpu i gyflawni nod/nodau’r prosiect o fewn yr amserlen benodol.

Mae pob prosiect yn cynnwys newid, a bydd unrhyw ymgais i gyflwyno newid yn dod gyda rhywfaint o risg. Mae angen i reolwyr prosiect fod yn ymwybodol o’r risgiau posibl yn y cam cynllunio a pharhau i’w hadolygu.

Rheoli risgiau

Gall lefelau risg newid wrth i gynnydd gael ei wneud ac amser fynd heibio.  Mae yna nifer o offer a thechnegau y gallwch eu defnyddio i helpu i ddeall y risgiau posibl sy’n gysylltiedig â’ch prosiect. Un dull syml yw dadansoddiad SWOT, lle rydych chi’n ystyried cryfderau, gwendidau, cyfleoedd a bygythiadau posibl.

Er mwyn deall pa mor fawr y gallai risg bosibl fod, dylai rheolwr prosiect asesu pob risg o ddau safbwynt: yr effaith bosibl ar ganlyniad y prosiect, a’r tebygolrwydd y bydd yn digwydd mewn gwirionedd. Mae’n ddefnyddiol cwblhau matrics risg at y diben hwn.

Bydd risgiau yn cael eu nodi yng ngham diffinio’r prosiect, yn y cam cynllunio a thrwy gydol cylchred oes y prosiect. Os na thalir sylw iddyn nhw, gallent droi’n broblemau, felly mae’n hanfodol bod gennych broses ar gyfer cofnodi a rheoli risg. Mae angen i’ch proses rheoli risg fynd i’r afael â’r pwyntiau canlynol:

• Nodi
• Dogfennaeth
• Aseinio
• Asesu
• Lliniaru
• Adfer.

Gyda phob risg, mae pethau y gellir eu gwneud naill ai i’w hatal, lleihau eu heffaith neu eu gwneud yn llai tebygol o ddigwydd. Ond efallai bydd angen adnoddau i wneud hyn. Bydd rheolwr prosiect medrus yn gweithio gyda’i dîm i nodi a lliniaru risgiau yn unol â hynny. Mae hyn yn rhan hanfodol o gydbwyso cyfyngiadau’r prosiect.

Cyfathrebu mewn prosiect

Cyfathrebu – allwedd rheoli prosiect llwyddiannus.

Os nad yw’r tîm prosiect yn gwybod beth yw eu tasgau, neu sut i’w cyflawni, yna bydd y prosiect cyfan yn dod i stop. Os nad yw’r rheolwr prosiect yn gwybod beth mae’r tîm prosiect yn ei wneud (neu nad ydynt yn ei wneud) yna ni fydd yn gallu monitro cynnydd y prosiect. Ac os yw’r rheolwr prosiect yn ansicr o’r hyn y mae’r cwsmer yn ei ddisgwyl, yna ni fydd y prosiect hyd yn oed yn dechrau.

Felly, mae cynnal sianeli cyfathrebu agored, rheolaidd a chywir gyda phawb sy’n cymryd rhan yn y prosiect yn hanfodol i sicrhau bod cyfarwyddiadau’n llifo’n esmwyth rhwng y tîm ac yn caniatáu amser i nodi risgiau a newidiadau.

Rhaid i reolwr prosiect gymryd amser i ddatblygu cynllun cyfathrebu (â phwy, pryd, beth, sut), ac yna ei gyfathrebu.

Darllenwch fwy o wybodaeth am asesu risg.

Darllenwch fwy am y cynllun cyfathrebu.

Cymerwch olwg ar y templed cynllun cyfnod gwaith allweddol.

Cymerwch olwg ar y templed cofnod a matrics risgiau a phroblemau.

Cymerwch olwg ar y templed dadansoddiad SWOT.

Darllenwch am Ganllawiau Datblygiadau Gwasanaeth Newydd ar gyfer Ymgysylltu ac Ymgynghori. 

Dyma’r cam lle mae cyflawniadau yn cael eu datblygu a’u cwblhau. Mae’n aml yn teimlo fel “cig” y prosiect gan fod llawer yn digwydd yn ystod y cyfnod hwn.

Y Lansiad 

Cyn i chi lansio eich prosiect, rydych chi am wneud yn siŵr bod y rheolaethau a’r prosesau angenrheidiol ar waith. Fel arall, efallai y byddwch chi’n gweld bod pethau sy’n effeithio ar eich prosiect y tu hwnt i’ch rheolaeth. Yn y rhan fwyaf o brosiectau bydd tri maes allweddol lle mae angen i chi weithredu rheolaethau a phrosesau:

• Cyfathrebu
• Risgiau a materion
• Rheolaeth newid

Bydd y ffordd rydych chi’n lansio eich prosiect yn dibynnu ar faint y prosiect, pa mor ffurfiol ydyw a natur eich sefydliad.

Weithiau, efallai y bydd angen cyflwyniad prosiect, er enghraifft. Beth bynnag yw maint eich prosiect, mae’n syniad da cynnal cyfarfod cychwynnol.

Rheoli amser

Wrth wynebu sawl blaenoriaeth, a’r rhain yn cystadlu â’i gilydd, sut ddylai rheolwr prosiect drefnu ei hun? Y cam cyntaf yw cydnabod y bydd eich tasgau ar unrhyw adeg yn amrywio o ran eu pwysigrwydd a pha mor frys y mae angen eu gwneud.

Yn aml bydd drysu rhwng brys a phwysigrwydd – ond mae’r ddau yn wahanol ac mae deall hynny’n hanfodol. Mae brys yn fesur o ba mor gyflym y mae’n rhaid cyflawni tasg, ac mae pwysigrwydd yn fesur o werth tasg, ac felly faint o amser mae’n werth ei dreulio arni.

Er mwyn rheoli prosiect, dylai rheolwr prosiect llwyddiannus fod yn monitro ac yn cynllunio, ond maent hefyd yn arwain tîm y prosiect i sicrhau bod eglurder a ffocws.

Rheoli newid

Mae newidiadau yn digwydd yn ystod oes pob prosiect a phan fydd gan sawl parti ddiddordeb yn y prosiect, mae hyn yn debygol o ddigwydd yn fwy aml. Ni allwch yn syml derbyn pob awgrym oherwydd byddwch chi’n gweld yn gyflym, er y gallai newid fod yn addas i un rhanddeiliad, bydd yn achosi problemau i un arall, ac yn sydyn mae eich prosiect yn gwyro oddi ar ei lwybr. Dyna pam mae angen rheoli newid arnom.

Y newidiadau y mae’n rhaid i chi boeni amdanynt fwyaf yw’r rhai sy’n effeithio’n uniongyrchol ar wahanol agweddau ar ddiffiniad y prosiect – cwmpas, cyllideb, amser, ansawdd ac ati. Does dim oes ots pa mor fawr neu fach yw eich prosiect; pan fyddwch chi’n delio â’r mathau hyn o newid, dylech chi ddilyn proses rheoli newid.

Cymerwch olwg ar y templed cofnod rheoli newid.

Darllenwch fwy am y cofnod rheoli newid.

Mae monitro a rheoli prosiect yn cynnwys adolygu statws eich prosiect wrth iddo fynd rhagddo, gwerthuso rhwystrau posibl, a gweithredu newidiadau angenrheidiol.

Er mwyn cadw’r prosiect at yr amserlen ac o fewn y gyllideb, mae angen i chi ei reoli. Mae hon yn broses barhaus trwy gydol cylchred oes gyfan y prosiect. Gwneir hyn trwy gyfeirio’n gyson at y cynllun prosiect ac adroddiadau statws.

Monitro prosiect

Mae’r pethau y dylid eu monitro yn cynnwys

• Newidiadau i friff y prosiect
• Costau wedi’u gosod yn erbyn y gyllideb a rhagolygon llif arian
• Risgiau’r prosiect
• Ansawdd y gwaith a wneir
• Amserlenni adnoddau
• Amserlenni.

Gallwch gasglu gwybodaeth am y rhain trwy gyfathrebiadau ffurfiol a gwybodaeth. Bydd adroddiadau cynnydd gan aelodau’r tîm yn amhrisiadwy. Gwnewch yn siŵr eich bod yn rhoi gwybod i aelodau eich tîm beth rydych chi am iddyn nhw adrodd arno, pa mor aml ac mewn faint o fanylion. Mae cofnodion camau gweithredu yn offeryn defnyddiol i gofnodi camau gweithredu prosiect

Gellir nodi a mynd i’r afael â’r holl faterion hyn trwy gyfarfodydd prosiect effeithiol a rheolaidd.

Adroddiad statws prosiect

Mae adroddiad statws prosiect yn gweithredu fel cofnod ffeithiol o sut mae’r prosiect yn mynd rhagddo ac mae’n ffordd o gymryd camau cywiro pan fo angen. Mae’r wybodaeth sylfaenol sydd ei hangen arnoch i gynhyrchu eich adroddiad yn seiliedig ar eich cynllun prosiect. Efallai yr hoffech gyflwyno adroddiad ar y prif bwyntiau yn eich cyfarfodydd sy’n nodi’r crynodeb o statws y prosiect yn rheolaidd.

Un o rolau rheolwr prosiect yw sicrhau bod aelodau’r tîm yn gweithio gyda’i gilydd i gyflawni nodau’r prosiect. Er mwyn i bobl gyrraedd nod neu amcan, mae angen iddynt ddeall yn union beth maen nhw i fod i’w gyflawni, ac mae angen iddynt feddu ar y gred y gallant ei gyflawni.

Mae llwyddiant prosiect yn dibynnu ar bawb sy’n cymryd rhan. Pan fydd pobl yn methu â chyflawni canlyniad disgwyliedig – naill ai’n unigol neu fel rhan o dîm – gall fod oherwydd diffyg ymrwymiad neu amser. Ond mae profiad yn awgrymu ei fod, yn fwy aml, oherwydd bod diffyg eglurder ynghylch yr amcanion neu ddiffyg cred, neu hyder, yn y canlyniad.

Bwrwch olwg ar dempled y cofnod camau gweithredu.

Bwrwch olwg ar dempled yr adroddiad ar y prif bwyntiau.

Darllenwch fwy am gyfarfodydd prosiect.

Bwrwch olwg ar dempled adroddiad statws y prosiect.

Darllenwch fwy am adroddiad statws y prosiect.

Cam olaf cylchred oes y prosiect yw’r terfynu.  Dylai fod gan brosiect ganlyniad diffiniedig ac felly diwedd.  Bydd diwedd y prosiect yn cynnwys ei gymeradwyo, ei werthuso a’i drosglwyddo er mwyn iddo ddod yn rhan o weithrediadau pob dydd.

Wrth nesáu at ddiwedd eich prosiect mae’n bwysig parhau i fonitro hyd at y diwedd un. Os nad ydych chi’n gwneud hynny, efallai y byddwch chi’n profi’r hyn a elwir yn ‘llithr’ prosiect.

Wrth sicrhau cymeradwyaeth i’ch prosiect byddwch wedi cael cytundeb gan yr holl bobl berthnasol ynghylch yr hyn y mae cwblhau yn ei olygu.  Mae hyn yn golygu eich bod wedi gorffen yr holl waith sydd wedi’i nodi yn eich cynllun. Os ydych chi wedi cwblhau’r holl waith yn eich cynllun ac nad yw eich prosiect wedi’i orffen, yna mae rhywbeth ar goll o’ch cynllun. Fodd bynnag, dylech chi gadw llygad am unrhyw beth nad yw eto wedi’i gwblhau.

Rhowch bwyslais ar eich carreg filltir olaf i gynnal momentwm ym mhob cam nes i’r prosiect gael ei gymeradwyo.

Gwerthuso

Yr unig ffordd i ddysgu o’r profiad o reoli prosiect yw gwerthuso’r broses.

Ar ôl cwblhau eich prosiect, dylech chi ofyn i’ch hunan beth aeth yn dda a beth nad aeth cystal ac yna edrych ar y rhesymau pam. Dylid dogfennu eich canfyddiadau fel bod modd eu rhannu o fewn y sefydliad.

Dylai pawb sy’n gysylltiedig â’r prosiect fod yn rhan o’r adolygiad i ryw raddau oherwydd gall y broses ddysgu hon arwain at well perfformiad yn y dyfodol.

Trosglwyddo prosiect

Pan fydd y prosiect wedi’i gymeradwyo, efallai y bydd angen i chi ei “drosglwyddo” i gydweithwyr, rhan arall o’r sefydliad neu bwy bynnag fydd yn rheoli unrhyw weithrediadau o ddydd i ddydd sy’n codi.

Yn yr achos hwn, bydd angen i chi benderfynu yn union beth sydd angen i’r person neu’r tîm hwnnw ei wybod i ddefnyddio neu gynnal canlyniad y prosiect yn llwyddiannus

Mae’n amhosibl barnu llwyddiant eich prosiect nes bod y defnyddiwr / tîm terfynol wedi mesur manteision y prosiect. Fel arfer, dim ond ar ôl defnyddio cynnyrch terfynol y prosiect am gyfnod y gall y dadansoddi hwn ddigwydd.

Byddwch wedi cytuno ar rai ffactorau llwyddiant hanfodol a bydd rhai o’r rhain yn fesuradwy ar unwaith, ond bydd angen rhywfaint o amser ar eraill. Gwnewch yn siŵr eich bod wedi nodi proses adolygu yn eich dogfennau trosglwyddo. Mae’n hanfodol eich bod yn adolygu llwyddiant eich prosiect dros gyfnod hirach er mwyn nodi unrhyw gamgymeriadau neu lwyddiannau nad ydynt wedi dod i’r amlwg eto.

Mae bodloni terfynau amser ac aros o fewn y gyllideb yn un peth, ond dylai gwir lwyddiant eich prosiect gael ei gadarnhau gan addasrwydd y canlyniad terfynol, boed hynny’n system, newid proses, digwyddiad, neu gynnyrch.

Bwrwch olwg ar dempled y rhestr wirio gwerthuso ar ôl cwblhau prosiect.

Rheolaeth newid

Rheolaeth newid yw’r broses lle mae pob cais i newid llinell sylfaen gymeradwy prosiect yn cael ei gofnodi, ei werthuso ac yna ei gymeradwyo, ei wrthod neu ei ohirio.

Cerrig milltir

Mae carreg filltir yn bwynt penodol o fewn cylchred oes prosiect a ddefnyddir i fesur y cynnydd tuag at y nod terfynol.

Mae carreg filltir yn bwynt cyfeirio sy’n nodi digwyddiad arwyddocaol neu bwynt penderfyniad canghennog o fewn prosiect.

Amcanion

Amcanion prosiect yw’r hyn rydych chi’n bwriadu ei gyflawni erbyn diwedd eich prosiect. Gallai hyn gynnwys cyflawniadau ac asedau, neu amcanion mwy anniriaethol megis cynyddu cynhyrchiant neu foddhad cleifion. Dylai amcanion eich prosiect fod yn nodau cyraeddadwy, amserol, penodol y gallwch eu mesur ar ddiwedd eich prosiect.

Briff y prosiect

Mae briff prosiect yn ddogfen (ffisegol neu rithwir) sy’n amlinellu elfennau allweddol prosiect. Mae eich briff yn ffynhonnell wybodaeth hanfodol i’ch tîm ac unrhyw randdeiliaid prosiect.

Mae’n cynnwys holl fanylion hanfodol y prosiect mewn termau clir, cryno a strwythuredig.

Cyfyngiadau prosiect

Mae cyfyngiadau prosiect yn ffactorau cyfyngol ar gyfer eich prosiect sy’n gallu effeithio ar ansawdd, cyflawni, a llwyddiant cyffredinol y prosiect.

Cyflawniadau prosiect

Mae prosiectau yn creu cyflawniadau, sydd yn syml yn ganlyniadau’r prosiect neu’r prosesau yn y prosiect. Mae hynny’n golygu y gall cyflawniad fod yn rhywbeth mor fawr ag amcan y prosiect ei hun neu’r adrodd sy’n rhan o’r prosiect ehangach.

Ffordd arall o roi hynny yw bod mewnbynnau ac allbynnau mewn unrhyw fath o brosiect. Hynny yw, yr hyn rydych chi’n ei roi mewn i brosiect, megis data, adnoddau, ac ati, ac yna’r hyn sy’n dod allan, sef y cyflawniadau. Gall y cyflawniadau hynny fod yn gynnyrch neu wasanaeth.

Cylchred oes prosiect

Mae cylchred oes prosiect yn ffordd o ddisgrifio bywyd prosiect. Mae’n disgrifio’r broses lefel uchel o gyflawni prosiect a’r camau rydych chi’n eu cymryd i wneud i bethau ddigwydd. Dyma sut mae prosiectau’n digwydd; sut mae camau prosiect yn arwain tîm o’r briff i’r cyflawni. Mae gan bob prosiect ddechrau a diwedd; mae’n cael ei eni, mae’n aeddfedu, ac yna’n “marw” pan fydd cylchred oes y prosiect wedi’i gwblhau.

Rheoli prosiect

Gellir diffinio rheoli prosiect fel y ddisgyblaeth o gymhwyso prosesau ac egwyddorion penodol i gychwyn, cynllunio, gweithredu a rheoli’r ffordd y mae mentrau neu newidiadau newydd yn cael eu gweithredu o fewn sefydliad.

Mae rheoli prosiect yn wahanol i reoli gweithgarwch busnes fel arfer, sy’n broses barhaus, gan ei fod yn cynnwys creu pecynnau gwaith newydd i gyflawni dibenion neu nodau y cytunwyd arnynt.

Cwmpas prosiect

Mae cwmpas prosiect yn ffordd o osod ffiniau ar eich prosiect a diffinio yn union pa nodau, terfynau amser, a chyflawniadau prosiect y byddwch chi’n gweithio tuag atynt. Trwy egluro cwmpas eich prosiect, gallwch sicrhau eich bod yn cyrraedd nodau ac amcanion eich prosiect heb oedi neu orweithio.

Noddwr prosiect

Noddwr prosiect yw’r person sy’n gyfrifol am lwyddiant cyffredinol y prosiect, gan gynnwys penodi’r rheolwr prosiect a thîm y prosiect, diffinio meini prawf llwyddiant, a sicrhau cyflawni’r prosiect yn llwyddiannus.

Grŵp llywio prosiect

Grŵp Llywio Prosiect yw pwyllgor goruchwylio prosiect.  Ei rôl yw darparu cyngor, sicrhau cyflwyno allbynnau’r prosiect a chyflawni canlyniadau’r prosiect.

ProsiectauMae prosiect yn fenter dros dro sy’n bodoli i gynhyrchu canlyniad diffiniedig. Bydd gan bob prosiect amcanion unigryw y cytunwyd arnynt yn ogystal â’i gynllun prosiect, ei gyllideb, ei amserlen, ei gyflawniadau a’i dasgau ei hun. Gall prosiect hefyd gynnwys pobl o wahanol dimau o fewn sefydliad sy’n cael eu dwyn ynghyd i gyflawni nod penodol. Cofnod risgiau

Mae cofrestr risgiau, a elwir weithiau’n gofnod risgiau, yn elfen bwysig o’r fframwaith rheoli risg cyffredinol. Mae’r gofrestr risgiau yn cael ei chreu yn ystod camau cynnar prosiect, ac mae’n offeryn sy’n helpu i olrhain materion a mynd i’r afael â nhw wrth iddynt godi.

Cynnydd graddol mewn cwmpas

Cynnydd graddol mewn cwmpas yw’r hyn sy’n digwydd pan wneir newidiadau i’r cwmpas prosiect heb unrhyw weithdrefn reoli megis ceisiadau am newid. Mae’r newidiadau hynny hefyd yn effeithio ar amserlen y prosiect, y gyllideb, costau, a dyrannu adnoddau a gallent beryglu cwblhau cerrig milltir a nodau. Mae cynnydd graddol mewn cwmpas yn un o’r risgiau rheoli prosiect mwyaf cyffredin.

Yn gyffredinol, mae cynnydd graddol mewn cwmpas yn digwydd pan ychwanegir gofynion prosiect newydd gan gleientiaid y prosiect neu randdeiliaid eraill ar ôl i weithredu’r prosiect ddechrau. Yn aml nid yw’r newidiadau hyn yn cael eu hadolygu’n iawn. Felly, disgwylir i dîm y prosiect gwblhau mwy o dasgau, cyflawniadau a cherrig milltir gyda’r un adnoddau ac yn yr un amser â’r cwmpas gwreiddiol.

Rhanddeiliaid

Mae rhanddeiliad yn unigolyn, grŵp neu sefydliad y mae canlyniad prosiect yn effeithio arnynt. Mae gan randdeiliaid prosiect, fel y mae’r enw’n awgrymu, ddiddordeb mewn llwyddiant prosiect, a gallant fod yn fewnol neu’n allanol i’r sefydliad sy’n noddi’r prosiect.

TasgauMae tasg yn weithgaredd y mae angen ei gyflawni o fewn cyfnod penodol o amser neu erbyn terfyn amser i weithio tuag at nodau sy’n gysylltiedig â gwaith. Mae’n ddarn bach hanfodol o waith sy’n gwasanaethu fel modd i wahaniaethu gwahanol elfennau o brosiect.